Aprenda como fazer a Declaração do Imposto de Renda retido na fonte de maneira eficiente

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF é a obrigação acessória onde empregadores e contratantes em geral, chamados de fonte pagadora, informam os rendimentos pagos aos beneficiários durante o ano.

Declarar todos os rendimentos de maneira completa é muito importante para você não ter problema, pois a Receita Federal posteriormente cruzará estas informações com as que são declaradas na DIRPF (declaração de imposto de renda Pessoa Física), para detectar inconsistências e enviar o contribuinte para malha fina.

Por isso, é imprescindível que todo processo de levantamento de documentação, preenchimento e envio da DIRF seja feito por uma assessoria contábil, pois qualquer divergência entre as declarações poderão gerar inúmeros prejuízos para você e sua empresa.

Continue lendo este texto e entenda se sua empresa está obrigada a entregar a DIRF e conheça todo o processo até a transmissão para o banco de dados da Receita Federal.

Quem deve entregar a DIRF?

Estão obrigadas ao envio da declaração Pessoas físicas ou jurídicas, inclusive empresas optantes pelo Simples Nacional que realizaram pagamentos com incidência de imposto de renda em fonte (IRRF) elencadas nos artigos 2º e 3º da Instrução Normativa RFB Nº 1836/2018  e incluem, dentre outros:

  • Pessoas jurídicas de direito privado;
  • Pessoas jurídicas de direito público;
  • Pessoas físicas (empregadores domésticos);
  • Empresas individuais;
  • Condomínios;
  • Comitês financeiros dos partidos políticos.

Quais as principais novidades para DIRF 2019?

As principais novidades da declaração deste ano são:

  • previsão da obrigatoriedade de declaração das informações referentes aos beneficiários de rendimentos de honorários advocatícios de sucumbência, pagos ou creditados aos ocupantes dos cargos de que trata o caput do art. 27 da Lei nº 13.327, de 2016, das causas em que forem parte a União, as autarquias e as fundações públicas federais.
  • exclusão da obrigatoriedade de apresentação da Dirf 2019 pelas pessoas jurídicas de que trata a Lei nº 12.780, de 9 de janeiro de 2013, relacionadas à organização dos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos de 2016.

Quais dados devem ser informados na declaração?

Deverão ser informados na DIRF os rendimentos pagos durante o exercício que sofreram retenção tributária na fonte, tais como, salários de empregados, consultorias, autônomos e o aluguel. Com base nos dados informados na DIRF que há a emissão do informe de rendimentos utilizado no preenchimento da declaração de imposto de renda pessoa física.

Quais são os documentos necessários para fazer a declaração?

Para preenchimento da DIRF será necessário ter em mãos os documentos que deram origem às retenções tributárias, como:

  • Notas fiscais de serviços contratados;
  • Ficha financeira de funcionários;
  • Comprovantes de pagamento de empregados domésticos;
  • Recibos de pagamento de aluguel;
  • Comprovantes de pagamento de autônomos.

Você já deve ter percebido que para o envio correto da DIRF é determinante que todas as informações estejam organizadas e analisadas de acordo com a natureza da retenção.

Neste ponto a terceirização da contabilidade da sua empresa, poderá ser o divisor de águas da sua empresa, pois além de ganhar tempo e tranquilidade para focar na operação principal do seu negócio, você terá maior segurança de que todas as informações estão sendo prestadas por profissionais especializados e com experiência no controle de todos esses documentos especificados.

Como fazer o download do programa?

O primeiro passo será baixar o Programa Gerador de Declarações (PGD Dirf 2019) no site da Receita Federal. Depois do programa instalado bastará seguir o passo a passo que vamos te explicar.

Qual o passo a passo para transmitir a declaração?

1. Preenchimento dos dados cadastrais

Deverão ser informados os dados de cadastro da fonte pagadora, como:

  • CNPJ ou CPF;
  • Nome do contribuinte, no caso de empresa;
  • Natureza do declarante;
  • Sócio responsável na Receita Federal e responsável pelo preenchimento, o ideal é que o seja um contator, por se tratar de uma declaração muito importante.

2. Preenchimento dos beneficiários

Deverão ser informados todos os beneficiários cujo a fonte pagadora realizou retenções em fonte durante o exercício. Serão inseridos os dados como CPF ou CNPJ, nome do beneficiário e o código de receita do darf (documento de arrecadação de tributos federais).

Importante: cada fato gerador da retenção, como pagamento de aluguéis, rendimento de salários, pagamentos a autônomos, entre outros, possuem seu código identificador específico, portanto, será determinante a análise de um profissional da área, para identificar se o código da guia de pagamento está de acordo com a determinação da Receita Federal, pois havendo inconsistências você poderá ter problemas.

Após preencher os dados do contribuinte deverão ser discriminados os pagamentos realizados mensalmente, informando os rendimentos e as retenções realizadas pela fonte pagadora. Poderão ainda ser declarados, conforme cada caso, dados de previdência complementar, rendimentos isentos, dados alimentandos e compensação de impostos por decisão judicial.

3. Como enviar a declaração para receita federal?

A transmissão deverá ser realizada utilizando o sistema RECEITANET para baixar o programa e precisará ser assinada através de Certificado Digital, excetuando as empresas optantes pelo Simples Nacional que poderão enviar a declaração sem a utilização da assinatura digital.

Qual é o prazo de transmissão?

A DIRF relativa ao ano-calendário de 2018, deverá ser transmitida até às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, de 28 de fevereiro de 2019.

Qual é a multa pelo não envio?

A multa para o envio da declaração fora do prazo será de 2% do valor dos impostos retidos informados na declaração para cada mês de atraso, limitado a 20%. Os valores mínimos aplicáveis são de R$ 200,00 para empresas optantes do Simples Nacional e pessoa física e R$500,00 para demais empresas.

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